Datenschutzrechtliche Aspekte von Videokonferenz-Software – was müssen Sie beachten?

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Auch bei der Kommunikation aus dem Homeoffice gilt es, die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu beachten. Einige Unternehmen haben in der Vergangenheit schon erfolgreich Business-Videokonferenzen gehalten. Andere Unternehmen, deren Mitarbeiter aufgrund der Corona-Krise aktuell mit einem Homeoffice ausgestattet wurden, stehen den Tools unsicher gegenüber.

Entsprechen diese Tools diversen Anforderungen, muss nicht zwangsläufig ein Sicherheitsrisiko bestehen:

  • Es gibt ein unternehmenseigenes Videochat-Tool.
  • Höhere Sicherheitsstandards bieten Business-Version des gewünschten Tools.
  • Videokonferenz-Tools aus Deutschland oder der EU unterliegen unmittelbar den Vorgaben der DSGVO und gewährleisten somit ein angemessenes Schutzniveau.

Ist die Wahl nach den genannten Kriterien auf ein Tool gefallen, sind unbedingt weitere technische und organisatorische Maßnahmen zu beachten:

  • Das Tool muss die gesendeten Daten verschlüsselt übertragen
  • Die Datenschutzeinstellung innerhalb des Tools sollten manuell angepasst werden
  • Übermittelte Dateien, aufgezeichnete Videomitschnitte oder Fotos müssen nach einem festgelegten Zeitraum gelöscht werden
  • Einladungen sollten nur an Personen vergeben werden, die für die behandelten Themen die nötige Freigabe haben
  • Thema Screen Sharing: Es muss unbedingt darauf geachtet werden, dass nur für den Call relevante Informationen zu sehen sind. Das heißt: Unnötige Inhalte und Fenster schließen und einen separaten Desktop einrichten, auf dem keine Dateien oder Verknüpfungen zu sehen sind.
  • Auch die Umgebung ist wichtig. Was ist im Hintergrund der Teilnehmer zu sehen? Eine weiße Wand oder das analoge Kanban-Board mit geheimen Unternehmensinfos? Für vergessliche Mitarbeiter gibt es Videotools mit Blurring-Funktionen, die den Hintergrund unscharf machen.

Sie sind unsicher und haben weiter Fragen? Gerne beraten wir zum Thema Homeoffice, die nötigen technischen Tools und die IT-Sicherheit.