Dokumentenmanagementsysteme

15. Nov 21
Mehr Durchblick im Dokumentendschungel!

Für die Performanz eines Betriebes ist es heute bedeutend, dass alle Geschäftsaufzeichnungen und weitere Firmenprozesse ineinandergreifen sowie für alle Arbeitnehmer jederzeit ebenso wie von überall aus nutzbar sind. Um das zu gewährleisten, kommen leistungsstarke DM-Systeme zur Anwendung. Welche Faktoren für die Einführung eines neuartigen DM-Systems sprechen und wie Sie durch deren Verwendung den Weg in papierloses Büro ebnen können, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Egal ob digital oder auf Papier: Unternehmen stehen nunmehr vor der großen Herausforderung, eine Unzahl verschiedenster Geschäftsdokumente, Geschäftsunterlagen ebenso wie weitere Daten effizient zu speichern, zu bearbeiten und zu verwalten. Erschwerend kommt dazu, dass sie rechtlich dazu aufgefordert sind, aufbewahrungspflichtige Unterlagen revisionssicher sowie gesetzeskonform zu speichern und fristgemäß zu vernichten.

Auf die Problemstellung, wie Geschäftsbetriebe diese Aufgaben mit Erfolg schultern können, gibt es nur eine Erwiderung: mit einer zeitgemäßen Dokumentenmanagementlösung.

Leistungsstarke Dokumentenmanagementsysteme, abgekürzt DMS, können Unternehmen dabei helfen, alle möglichen Unterlagen in Papierform zu digitalisieren sowie diese zusammen mit allen elektronisch vorhandenen Datensammlungen wie Mails, Office-Dokumenten oder PDF-Dokumenten zentral zu sichern und zu administrieren. Weiter können kluge DMS-Lösungen dokumentenbasierte Unternehmensprozesse optimieren, den operativen Informationsfluss entscheidend verbessern und zur gleichen Zeit die Umwelt durch die Senkung des Papierverbrauchs schonen.

Verbrauch an Papier steigt ungeachtet der Digitalisierung!

Trotzdem wir uns längst im digitalen Zeitalter befinden und der Einsatz moderner DMS-Systeme reichlich Chancen bietet, wertvolle Ressourcen zu sparen sowie den Papierverbrauch zu reduzieren, halten weiterhin zahlreiche Firmen an einem papierzentrierten Dokumentenmanagement fest.

Gemäß den Untersuchungsergebnissen des „Digital Office Index 2020“ vom Digitalverband Bitkom spielt Papier in jedem 4. Betrieb noch eine sehr große Rolle: 8 % arbeiten vollständig auf Basis von Papierdokumenten, 18 von Hundert weitgehend auf Papierbasis und 36 v.H. setzen circa zur Hälfte auf Papier und zur anderen Hälfte auf digitalisierte Dokumente.

Überdies sind 70 v.H. der befragten Entscheider der Analyse „Papierlos Arbeiten Monitor 2020“ von Fellow Digitals weiterhin der Meinung, dass das Ausdrucken unerlässlich sei.

Nichtsdestoweniger landet Vieles, was pro Tag ausgedruckt wird, schon nach kurzer Zeit wieder im Abfallbehälter.

Darüber hinaus führt das papierbasierte Management von Dokumenten mit Blick auf die fortlaufend steigende Menge an Dokumenten zu aufwändigen Recherchen, nutzlosen Redundanzen, unökonomischen Arbeitsprozessen, verwirrenden Versionierungen bei Dokumenten und zu überlasteten Mitarbeitern. Zudem können die Betriebe die gesetzlich vorgeschriebene sowie revisionssichere Speicherung unter diesen Bedingungen meist nicht konsequent realisieren.

All dies kann auf längere Sicht gesehen negative Folgen für die Zukunfts- und Konkurrenzfähigkeit eines Geschäftsbetriebes haben.

Daher sollte jedes Unternehmen ein aktuelles DM-System nutzen.

Ein Ende dem Papierkrieg!

Die Gründe, die für die Implementation eines DM-Systems sprechen, sind so zahlreich wie auch einleuchtend:

  1. Infos in Realtime durch einfachen, standort- sowie endgeräteunabhängigen Zugriff auf Geschäftsvorgänge!

In einem Dokumentenmanagementsystem werden jegliche Betriebsunterlagen zentral verarbeitet, organisiert, revisionssicher gesichert ebenso wie fristgemäß entfernt. Mittels verschiedenartiger Such- und Filterfunktionen ist jegliches Dokument in Sekundenschnelle auffindbar sowie abrufbereit – unabhängig vom Format, der Quelle der Daten, dem Aufenthaltsort wie auch dem Endgerät des Beschäftigten.

  1. Mehr Spielraum für Produktiveres!

Ein Dokumentenmanagementsystem macht analoge Archivräumlichkeiten und Sammlungen von Papierakten überflüssig. Stattdessen gibt es nur noch einen digitalen Aktenschrank, in dem sämtliche Dokumente sowie Informationen des Betriebs ihren Platz finden. Hierdurch können Betriebe die Aufwendungen für die Archivräumlichkeiten einsparen und den freigewordenen Platz für weitere, wirtschaftlichere Zwecke nutzen.

  1. Alles ökologisch!

Durch den Einsatz einer Dokumentenmanagementlösung können Betriebe den Verbrauch an Papier, Druckertinte und Toner erheblich mindern. Simultan werden die Kosten abgesenkt und die Umwelt geschont.

  1. Optimale Gemeinschaftsarbeit durch erhöhte Transparenz!

Während Paierunterlagen gewöhnlich nur von einem oder wenigen Kollegen simultan zu begutachten sind, können digitalisierte Unterlagen von unterschiedlichen Angestellten parallel abgerufen, weiterbearbeitet wie auch geshared werden. Die Versionierung geschieht dabei selbstständig. Zusätzlich gibt eine Dokumentenhistorie umfassenden Aufschluss darüber, wer, wann, an welchem Dokument Änderungen vorgenommen hat und was abgeändert worden ist. Dies steigert die Transparenz und vereinfacht die Kollaboration im Team erheblich.

  1. Zufriedenere Kunden dank Informationsplus!

Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems wirkt sich vorteilhaft auf die Kundenzufriedenheit aus. Mit Hilfe von Wiedervorlageterminen sowie Erinnerungen vermindert sich zum Beispiel die Chance, dass bei der Verarbeitung eines Auftrags etwas vergessen, ein Fehler gemacht oder etwas nicht notiert wird. Außerdem können die Angestellten jederzeit ebenso wie ohne Verzögerung jegliche Daten zu einem Arbeitsauftrag aufrufen und dem Endkunden Rückmeldung über den aktuellen Stand geben. Demzufolge erfährt dieser einen effizienteren sowie besseren Service.

  1. Revisionsfeste sowie rechtskonforme Datenhaltung und Löschung!

Durch die Implementierung einer DMS-Lösung können Betriebe aufbewahrungspflichtige sowie handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen revisionssicher ebenso wie gesetzeskonform speichern und fristgerecht löschen.

Stellen Sie noch heute die Weichen für die digitalisierte, papierlose Zukunft Ihres Unternehmens!

Das papierlose Büro bleibt in vielen Unternehmungen immer noch eine Utopie.

Im täglichen Doing bedeutet das mit Blick auf das Dokumentenmanagement, dass Tag für Tag unzählige Dokumente sowie Belege gedruckt, kopiert, sortiert, abgeheftet, abgelegt oder aber aufwändig gesucht werden.

Leistungsfähige DM-Lösungen können hier wirkungsvolle Abhilfe schaffen.

Sie ermöglichen, dass alle Dokumente im Geschäftsbetrieb revisionssicher, datenschutzkonform und gleichzeitig schnell auffindbar gespeichert und archiviert werden. Zusätzlich ersparen sie ein ressourcenintensives Dokumentenmanagement in Papierform, optimieren dokumentenzentrierte Firmenprozesse und helfen Betriebe dabei, die staatlichen Anforderungen zu erfüllen.

Sie möchten mehr über das Thema Dokumentenmanagement lernen, Ihr Management von Dokumenten optimieren oder von den Features einer modernen Dokumentenmanagementlösung profitieren? Wir unterstützen Sie mit unserer Expertise!

sales@itmedata.de

priorapps logo

Jetzt unseren Newsletter abonnieren!

Ähnliche Beiträge

Maximale IT-Sicherheit nach dem Zwiebelprinzip!

Maximale IT-Sicherheit nach dem Zwiebelprinzip!

Endpunkte sind nach wie vor ein attraktives Zugangstor für Cyberattacken. Um sie effizient vor aktuellen Cyberangriffen zu schützen, bedarf es einer vielschichtigen Verteidigung aus ineinandergreifenden technischen sowie administrativen Endpunktschutzmaßnahmen. Im anschließenden Text erfahren Sie,...

mehr lesen
Die verborgene Gefahr aus dem Internet!

Die verborgene Gefahr aus dem Internet!

Cyberattacken treffen Betriebe dieser Tage mit einer enormen Wucht. Desto entscheidender ist es demnach, dass diese über die Quantität, die Vielschichtigkeit, Intentionen und Konsequenzen aktueller Cyberangriffe aufgeklärt sind. Allein dann können sie die stetig steigende Gefahr durch...

mehr lesen
Security-as-a-Service

Security-as-a-Service

Mit internetbasierter IT-Security zum Unternehmenserfolg! Eine zuverlässige IT-Sicherheit ist die Basis für ein funktionales und florierendes Unternehmen. Jedoch sorgen eine sich stündlich vergrößernde Bedrohungslage, der vorherrschende Mangel an Fachkräften ebenso wie die teils mangelnden...

mehr lesen

Bleiben Sie informiert und bestellen unseren ME-Newsletter

Immer wieder gibt es News, Trends und auch Themen zur IT-Sicherheit, die Einfluss auf Ihren Betrieb und deren Abläufe haben können. Wir informieren Sie alle vier Wochen über folgende Themen: – Wichtige Sicherheitshinweise und drohende Gefahren Ransomware-Verschlüsselungen, Trojaner und Viren-Befall. – Aktuelle Abkündigungen oder Einstellung des Supports von Produkten (z. B. Windows Betriebssysteme) – Neue Gesetzgebungen und Lösungsvorschläge (z. B. DSGVO, GoBD, etc.) – Neue Förderprogramme und Fördergelder – Veranstaltungen im Hause IT-Service MEDATA (Business Breakfast, Info-Veranstaltungen, Schulungen und Seminare) – Gelegentliche Sonder-Newsletter mit exklusiven Angeboten und Rabatt-Aktionen