Wussten Sie schon: E-Mail Archivierung ist GoBD konform.

25. Apr 17

Seit dem 01. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD). Die besagt, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, das gilt auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen. So müssen Sie elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, unverändert aufbewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Ab Januar 2017 müssen Steuerpflichtige bei Missachtung der GoBD mit zum Teil empfindlichen finanziellen Nachteilen rechnen. Schon wegen formaler Fehler bei den GoBD ist es möglich, dass die beweisende Aussagekraft der unternehmenseigenen Buchführung angezweifelt wird. Im schlimmsten Fall wird die betroffene Buchführung des Steuerpflichtigen wegen Nichtkonformität mit den GoBD dann einfach verworfen und die steuerrelevanten Summen dann aufgrund einer Schätzung ermittelt. Nicht selten ist dies ein Vorgang, der wegen der Missachtung der GoBD zum Nachteil des Steuerpflichtigen geschieht.

Aus Gründen der Kosten- und Zeitersparnis wird in vielen Geschäftsbereichen die E-Mail dem Postweg vorgezogen. In der heutigen Zeit ist es üblich, Angebote, Verträge, Rechnungen, Korrespondenzen etc. per E-Mail zu versenden. Die GoBD legen fest, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Ob eine E-Mail steuerrelevante Informationen enthält, ist nicht immer einfach zu beurteilen. Daher bewahrt man im Regelfall alle eingehenden und ausgehenden E-Mails in einem Archivsystem auf, welches eine technische Unveränderbarkeit liefert, um die Ansprüche des Gesetzgebers zu erfüllen.

Wir bieten Ihnen zertifizierte Software-Lösungen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die Signierung von elektronischen Dokumenten und E-Mails mit qualifizierten Zeitstempeln führt zu einer „GoBD“ sowie „BSI TR 03125“ konformen Archivierung nach höchstem Standard.

Neben den gesetzlichen Verpflichtungen schafft eine E-Mail-Archivierung einen echten Mehrwert. Denn alte Mails können automatisch aus den Postfächern gelöscht werden, sofern diese bereits archiviert wurden. Das spart Speicher und reduziert die Last auf den Mail-Servern. Zudem bieten unsere Lösungen eine sekundenschnelle Volltextsuche, auch für alle textlich orientierten  Anhänge (z. B. Word oder PDF). Aufwendiges Sortieren und Ordnen der E-Mails im Postfach wird überflüssig.

priorapps logo

Jetzt unseren Newsletter abonnieren!

Ähnliche Beiträge

Schieben Sie Cyberkriminellen einen Riegel vor!

Schieben Sie Cyberkriminellen einen Riegel vor!

E-Mails sind noch das herrschende Kommunikationsmittel im betrieblichen Kontext. Hierbei werden vielmals persönliche wie auch geschäftskritische Infos weitergeleitet, welche bei einem unzureichendem Sicherungsverfahren ausgelesen, ausgespäht sowie teilweise auch manipuliert werden können. Daher...

mehr lesen
Maximale IT-Sicherheit nach dem Zwiebelprinzip!

Maximale IT-Sicherheit nach dem Zwiebelprinzip!

Endpunkte sind nach wie vor ein attraktives Zugangstor für Cyberattacken. Um sie effizient vor aktuellen Cyberangriffen zu schützen, bedarf es einer vielschichtigen Verteidigung aus ineinandergreifenden technischen sowie administrativen Endpunktschutzmaßnahmen. Im anschließenden Text erfahren Sie,...

mehr lesen
Die verborgene Gefahr aus dem Internet!

Die verborgene Gefahr aus dem Internet!

Cyberattacken treffen Betriebe dieser Tage mit einer enormen Wucht. Desto entscheidender ist es demnach, dass diese über die Quantität, die Vielschichtigkeit, Intentionen und Konsequenzen aktueller Cyberangriffe aufgeklärt sind. Allein dann können sie die stetig steigende Gefahr durch...

mehr lesen

Bleiben Sie informiert und bestellen unseren ME-Newsletter

Immer wieder gibt es News, Trends und auch Themen zur IT-Sicherheit, die Einfluss auf Ihren Betrieb und deren Abläufe haben können. Wir informieren Sie alle vier Wochen über folgende Themen: – Wichtige Sicherheitshinweise und drohende Gefahren Ransomware-Verschlüsselungen, Trojaner und Viren-Befall. – Aktuelle Abkündigungen oder Einstellung des Supports von Produkten (z. B. Windows Betriebssysteme) – Neue Gesetzgebungen und Lösungsvorschläge (z. B. DSGVO, GoBD, etc.) – Neue Förderprogramme und Fördergelder – Veranstaltungen im Hause IT-Service MEDATA (Business Breakfast, Info-Veranstaltungen, Schulungen und Seminare) – Gelegentliche Sonder-Newsletter mit exklusiven Angeboten und Rabatt-Aktionen