Seit dem 01. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD). Die besagt, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, das gilt auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen. So müssen Sie elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, unverändert aufbewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
Ab Januar 2017 müssen Steuerpflichtige bei Missachtung der GoBD mit zum Teil empfindlichen finanziellen Nachteilen rechnen. Schon wegen formaler Fehler bei den GoBD ist es möglich, dass die beweisende Aussagekraft der unternehmenseigenen Buchführung angezweifelt wird. Im schlimmsten Fall wird die betroffene Buchführung des Steuerpflichtigen wegen Nichtkonformität mit den GoBD dann einfach verworfen und die steuerrelevanten Summen dann aufgrund einer Schätzung ermittelt. Nicht selten ist dies ein Vorgang, der wegen der Missachtung der GoBD zum Nachteil des Steuerpflichtigen geschieht.
Aus Gründen der Kosten- und Zeitersparnis wird in vielen Geschäftsbereichen die E-Mail dem Postweg vorgezogen. In der heutigen Zeit ist es üblich, Angebote, Verträge, Rechnungen, Korrespondenzen etc. per E-Mail zu versenden. Die GoBD legen fest, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Ob eine E-Mail steuerrelevante Informationen enthält, ist nicht immer einfach zu beurteilen. Daher bewahrt man im Regelfall alle eingehenden und ausgehenden E-Mails in einem Archivsystem auf, welches eine technische Unveränderbarkeit liefert, um die Ansprüche des Gesetzgebers zu erfüllen.
Wir bieten Ihnen zertifizierte Software-Lösungen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die Signierung von elektronischen Dokumenten und E-Mails mit qualifizierten Zeitstempeln führt zu einer „GoBD“ sowie „BSI TR 03125“ konformen Archivierung nach höchstem Standard.
Neben den gesetzlichen Verpflichtungen schafft eine E-Mail-Archivierung einen echten Mehrwert. Denn alte Mails können automatisch aus den Postfächern gelöscht werden, sofern diese bereits archiviert wurden. Das spart Speicher und reduziert die Last auf den Mail-Servern. Zudem bieten unsere Lösungen eine sekundenschnelle Volltextsuche, auch für alle textlich orientierten Anhänge (z. B. Word oder PDF). Aufwendiges Sortieren und Ordnen der E-Mails im Postfach wird überflüssig.